新經濟·再出發 | “打工人”的鬆弛，藏在AI辦公軟件里

封面新聞記者 歐陽宏宇

碼字、填表、做PPT，幾乎是時下每個打工人的工作常態。你是否想過，有朝一日辦公軟件都變得“成熟”起來，甚至學會了自己寫稿做圖，提高工作效率。

得益於AI大模型的賦能，辦公軟件從過去的一個個本地化的獨立軟件應用蛻變成了一整套智慧系統。當“效率工具”升級成為“生產工具”，勞動密集型產業也得以向技術密集型產業轉變。

Word、Excel、PPT……對於每一個上班族來說，再熟悉不過。在技術的賦能下，它會如何改變我們的工作方式？又能否成為成為我們每一個人的新質生產力？帶著這些問題，我們一同到大灣區尋找答案。

不只是一個文檔編輯器

AI辦公軟件更是生產管理工具

在深圳創業的蒲學群至今還記得剛創業時的情形。

十多年前，蒲學群離開湖南老家來到深圳工作，憑藉自己在電子技術方面的知識儲備，他很快找到了在一家日本電子企業從事管理工作的崗位。幾年後創業大潮興起，發現了更多市場商機的他離開這家日企，和幾個朋友一起，開了一個電子元件加工作坊，正式開始創業。

“在日企工廠里，一個偌大的車間只需要幾名工人，但在我們廠里，用同樣數量的工人根本忙不過來；後來才發現是管理工具上的差距，是用紙質文檔的記錄管理，已遠遠達不到現代管理的要求。”蒲學群告訴記者，在大企業里看似平常的數字化管理工具，對於小作坊來說是很“高級”的技術。“比如，大企業通過OA、ERP等數字化辦公軟件對質檢數據進行監控，如果產線上有物料擺偏了導致出現了殘次品，就可以通過軟件上採集的數據，分析反向推導是物料狀況、生產計劃、生產進度、品質管控、不良追溯等環節中的哪些出現了問題，良品率是多少。”

蒲學群正在工廠里工作

管理軟件系統“高級”，意味著造價昂貴。蒲學群告訴記者，大企業的辦公管理軟件造價不菲，功能也很豐富，但很多能力小作坊也用不上，而且不能按照自己的想法進行編寫，使用起來比較麻煩，並不能節省人力。“因為很多軟件都是按套餐形式定製化售賣，所以我們就採用人工填單的辦法，最後再統一錄入到電子錶格中，雖然是麻煩了點，但節省了不少成本。”

事實上，雲服務、AI大模型等技術與辦公系統的結合，正為傳統行業中小微企業帶來AI辦公新範式。WPS 365、釘釘、飛書、企業微信等國產辦公平台接踵而至，並很快同線下場景展開結合實踐。它們中的不少都已實現通過模塊化、低代碼等能力，以更低成本滿足企業的辦公場景個性化需求。

在與深圳隔海相望的珠海市，金山辦公Office文檔產研事業部多維表格運營負責人謝玉龍正在對旗下AI辦公平台WPS 365進行技術調試。他告訴記者，在AI大模型的賦能下，國內企業開發的電子錶格、電子文檔等辦公軟件已經能夠實現OA、ERP等昂貴的專業辦公系統的能力“平替”。

謝玉龍所在的金山辦公已有36年的辦公軟件開發歷史，並於2019年在上交所掛牌。上市五年來，其股價最高時較發行價一度翻了11倍以上，當前市值也較發行時增長了1.8倍。其2023年年報顯示，其研發費用率約32%，並正利用AI重構產品力，並推動核心組件的AI產品化進程，專利總數高達2493個。年報發佈當天，其股票一度漲停，並創下2024年來股價的新高。

日前發佈的《2023年中國協同辦公行業及標杆案例研究報告》顯示，數字化轉型需求推動協同辦公市場增長，行業規模有望達330億元；在行業趨勢方面，隨著AIGC的爆發，辦公場景已成為了大模型率先落地的場景之一。中國信通院此前發佈的《“小快輕準”持續降低數字化轉型門檻》報告也指出，協同辦公平台為中小企業提供的普惠、敏捷、低成本的數字化轉型新路徑，讓企業數字化轉型成本降低達80%。

在謝玉龍看來，如今的國產辦公軟件已不僅是一個文檔編輯器。“將功能重心放到協作和AI上之後，WPS 365已接入了聊天、會議、郵件、雲盤、工作台、待辦等能力，成為了一個能讓人和人、人和AI之間達成協作的辦公平台，為企業級客戶提供了新質生產力的解決方案。”他說。

辦公軟件讓傳統產業上雲

賦能小微企業用上了“高級”軟件

從傳統的“離線辦公”到網絡時代的互聯網辦公，再到AI時代的智慧辦公，技術的發展推動辦公軟件持續進化，以不斷滿足上班族們日益增長的需求。

“用戶對辦公軟件最早的記憶就是文檔工具，隨著人們對辦公領域需求的不斷變化，辦公軟件也需要從線下走到線上，甚至實現智能化。”金山辦公Office產研事業部多維表格產品負責人趙翔回憶到，在過去，可能一個單機版的電子錶格就能滿足工作需要，一旦工作內容需要像OA一樣上網，或者是多地協同，傳統的辦公工具就無法解決這一問題。

在他看來，辦公工具對辦公效率的提升是一個顯著的“從線下到線上”“從單機到智能”的過程。“針對不同場景，辦公軟件從本地文檔升級成在線文檔，在線文檔又同會議、OA等能力結合成為一個AI辦公平台。”趙翔說。

就在不久前，金山辦公對外發佈了面向組織和企業的辦公新質生產力平台WPS 365，其中包含升級的WPS Office、最新發佈的WPS AI企業版和WPS協作。據瞭解，企業員工在該平台上，除了能實現日常工作所需的讀書寫字等基礎功能外，還能自助化分析數據、獲取數字員工服務。

AI辦公面向組織和企業提高生產力

在蒲學群的工廠，所用到的正是這樣一套辦公系統。記者看到，工廠中每一台貼片機床上都裝上了一塊觸摸大屏，屏幕上顯示著一張電子錶格。據瞭解，這張表格儲存在雲端，上面記錄了從原料進廠到產品出廠的所有信息。每個環節的工人只需要在對應的表格單元格填寫信息後，表格就會自動彙總並推送到工廠管理者的手機上。

在每一塊即將出廠的PCBA板等電子元件產品上都貼有一個標籤，上面除了基本信息外還在醒目位置記錄了一串編號，與電子錶格上的編號一一對應。

“過去，工廠經常出現零件丟失的情況，使用這套工具後，每個訂單都能可視化地呈現，並能在表格中實現全鏈路檢索；如果是在大型工廠里，要達到同等程度的品控則需要一套複雜且昂貴的系統來支撐。”蒲學群告訴記者，他的工廠不過幾十人的規模，但生產的電子元件已能和大企業的產品媲美，並遠銷海外。“就是這套系統只花了幾千塊出來的系統，比過去手工填寫訂單效率提高了20倍以上。”

在蒲學群的手機上，他給記者展示了一套WPS 365的多維表格：表格中，廠里各崗位的工作效率和任務的達成情況一目瞭然。“這些流程管理和可視化管理解決了異地辦公的問題，我還可以通過自動化流程的設定，讓自己能在家裡隨時查看訂單情況、生產進度、品質情況等所有需要管控的環節。 ”他說。

蒲學群的工廠里，用多維表格管理生產流程

事實上，國內辦公軟件在完成正版化代替後，正從本地辦公向協同智慧辦公乃至AI辦公轉變。在國內，除了認可協同辦公的大型企業外，對於中小企業，目前的行業趨勢是鼓勵上雲，幫助其提高效率。

除了國內的軟件企業，微軟、Google等軟件巨頭也看到了企業向辦公軟件要效率的需求。在Office 365推出一年後，微軟在今年2月公佈數據顯示，該產品付費用戶已突破4億，Office 365 Commercial 營收也增長了17%。微軟還在財報中表示，會繼續加速推進Office產品整合AI功能，滿足企業、個人的未來辦公需求。GoogleCEO桑達爾·皮查伊日前也在接受採訪時稱，會進一步將多模態AI與辦公場景結合；他同時透露，現在才剛剛開始，事情會進展得很快。

在謝玉龍看來，AI辦公雖然前景廣闊，但還有待發展。“比如，協同辦公時代做PPT是套模板，數字辦公時代就變成了AI通過人擬定提示詞，生成一個定製化的模板。”他表示，AI辦公平台要成為新質生產力，首要的是辦公軟件產品足夠的簡單，並且貼合場景。在此基礎上，還需要讓AI去獲取更高階的辦公軟件用法，例如讓幫人完成分析數據和打標籤等更加複雜的工作。

不過，就像是汽車替代馬車，電子錶格取代手動記賬要以人的思想轉變為前提。趙翔表示，現在很多行業已有垂直且精準的智慧辦公解決方案落地，等到產業爆發時，會有越來越多的企業去擁抱AI辦公，這已是必然趨勢。“這也需要人們認知的提升，在那之前開發者只需要把產品做好就足夠了。”

加強市場教育與數據保護

推動AI辦公成為新質生產力

顯然，AI已經把辦公軟件重塑了一遍。

“AI協同辦公賦能傳統產業，已經在提升溝通效率、優化信息管理、強化決策支援上體現出能力。”北京社科院副研究員王鵬在接受記者採訪時分析到，目前，AI等新技術的出現已賦予了人們新的辦公方式，最直觀的就是辦公軟件在跨平台和多設備上的支援，比如人們已經漸漸習慣的辦公內容在生產設備和智能手機間同步。“未來勢必還會有更多的設備支援辦公的無縫切換。”

如今，雲計算和大數據與越來越多的傳統產業深度融合。數據上雲，也推動了阿里雲、騰訊、京東等科技公司的工業雲、農業雲平台出現。在這些平台上，人們該如何對數據進行充分而高效的利用？得到人工智能和機器學習賦能的辦公軟件就充當了人與信息溝通交流的媒介，在一定程度上，AI辦公軟件還可以成為辦公助手幫助人處理繁瑣枯燥的數據整理，和專業性強的數據分析等工作。

“屆時，不僅辦公軟件的界面更加簡潔而有個性化，而且在AI支援下，還可以讓軟件不斷學習用戶的訴求，在用戶辦公的過程中，與軟件實現智慧化的交互。”王鵬預測，隨著智能汽車、智能家居等物聯網技術的普及，整合了AI能力的辦公軟件還能夠與未來的硬件設備兼容，讓人們的辦公更加靈活。

不過，目前的AI協同辦公要真正成為一種新質生產力還有待時日。在王鵬看來，用戶接受度與數據安全性是時下AI辦公軟件最需要關注的方面。“尤其是數據安全和隱私保護，不僅需要加密技術保障安全，還要注重提高團隊的數據安全意識。”

從本地化辦公到AI協同辦公，越來越多辦公軟件工具的出現既豐富了人們勞動工具的選擇，但也在無形中創造了信息孤島。對此，王鵬提醒，企業開發AI協同辦公系統還需要不斷提升系統整合和兼容性，同時注意對新的協同辦公系統技術進行更新支援。“從技術層面，更好地幫助用戶適應新的辦公工具。”